Metodologia de gestão de agências

Afinal, o que é a Metodologia OGO?

Nosso principal objetivo é mapear padrões recorrentes de gestão das agências e entender em que nível de maturidade elas se encontram. Além de estabelecer um caminho claro para otimizar os seus processos e tornar o negócio mais competitivo e lucrativo, o recurso tem se mostrado valioso para lidar de forma eficaz com os desafios diários.

Na prática, a Metodologia segue um caminho lógico, no qual avaliamos o grau de maturidade em gestão da empresa para, só assim, direcioná-la para o método de consultoria mais adequado. Um exemplo, nesse caso, é que a agência tenha todos os dados relacionados aos colaboradores, fornecedores e clientes cadastrados antes de partir para questões mais profundas, como o Business Intelligence.

Otimização

Na etapa de otimização, iremos aprofundar nos processos da agência com foco em melhoria e ganho de performance. Aqui, os principais pontos são:

Gestão do financeiro de forma estratégia

Identificação de gaps e realização de melhorias no processo

Aumento da produtividade e lucratividade

Concluir

Gestão

O segundo pilar da Metodologia refere-se à assimilação dos resultados conquistados após a conclusão da etapa de organização. Nossa equipe irá analisar se os resultados estão acontecendo na prática, consolidando os primeiros relatórios e levando a agência a pensar de forma mais estratégica. Na gestão, os seguintes pontos são considerados:

Mensuração de performance da equipe

Identificação das margens de clientes e projetos

Evitar a perda de deadlines

Administração do centro de custos

Precificação correta

Controle do fluxo de caixa

Organização

O pontapé inicial para a etapa de organização é definir, de forma detalhada, todos os processos da agência. Isso permitirá entender as particularidades do negócio, bem como ações claras para o alcance das metas Aqui, os principais objetivos são:

Definição de processos

Redução das refações

Customização do workflow

Formalização de contratos

Previsibilidade de entregas

Controle do financeiro

Pirâmide interativa

Organização

Definição de processos

Redução das refações

Customização do workflow

Formalização de contratos

Previsibilidade de entregas

Controle do financeiro

Gestão

Mensuração de performance da equipe

Identificação das margens de clientes e projetos

Evitar a perda de deadlines

Administração do centro de custos

Precificação correta

Controle do fluxo de caixa

Otimização

Na etapa de otimização, iremos aprofundar nos processos da agência com foco em melhoria e ganho de performance. Aqui, os principais pontos são:

Gestão do financeiro de forma estratégia

Identificação de gaps e realização de melhorias no processo

Aumento da produtividade e lucratividade

Níveis da maturidade de gestão

Processo em desenvolvimento

Agências no primeiro nível da maturidade de gestão possuem processos em desenvolvimento, porém ainda não os documenta. Aqui, os membros do time executam suas tarefas com base em suas experiências, sem contar com modelos de briefing, um fluxo de trabalho bem estruturado ou ferramentas de comunicação com os clientes, sendo recorrente o uso de whatsapp para a aprovação e solicitação de novos jobs.

Por conta da falta de processos bem definidos, ainda há certa dificuldade em visualizar o que está sendo desenvolvido por toda a equipe, impossibilitando entender de fato quais os possíveis gargalos nas entregas. Os atrasos ainda são comuns nesta etapa, gerando cobrança e até insatisfação dos clientes em alguns casos.

Parcialmente documentado

O segundo nível compreende as agências que já possuem processos documentados mas ainda enfrentam barreiras para entender se tais processos estão, de fato, sendo executados no dia a dia.

Por não utilizarem um sistema que integre todo o fluxo de trabalho, as agências que estão nesse nível sentem falta de informações mais direcionadas para suprir as necessidades do negócio, o que dificulta em grande escala o pensamento estratégico. Em contrapartida, já existe um controle mais efetivo do fluxo de caixa por meio de planilhas ou sistemas financeiros mais simples.

Gerenciado

Se a agência se encontra no nível gerenciado é porque ela já consegue monitorar suas demandas, identificar gargalos, propor melhorias e prever possíveis problemas antes que eles aconteçam.

Aqui, ela já possui previsibilidade em suas entregas e no financeiro. Apesar de gerar alguns relatórios, ainda há certa instabilidade na consolidação dos dados, pois boa parte dessas empresas não utiliza um sistema de gestão para dar suporte às suas necessidades e desafios.

Otimizado

No nível otimizado, espera-se que a agência já tenha certa maturidade de gestão, conte com ferramentas que otimizem os processos estabelecidos anteriormente e os tornem uma realidade na rotina de trabalho de todo o time.

Para agências no nível otimizado, não existe mais a preocupação se os processos estão sendo seguidos, mas sim em pensar em novas oportunidades de melhorias para que resultados ainda melhores sejam conquistados. Para que isso flua de forma eficiente, a integração entre os departamentos por meio de uma mesma ferramenta é fundamental.

Processo em desenvolvimento

Parcialmente documentado

O segundo nível compreende as agências que já possuem processos documentados mas ainda enfrentam barreiras para entender se tais processos estão, de fato, sendo executados no dia a dia.

Gerenciado

Se a agência se encontra no nível gerenciado é porque ela já consegue monitorar suas demandas, identificar gargalos, propor melhorias e prever possíveis problemas antes que eles aconteçam.

Otimizado

Por que você precisa aplicar essa metodologia na sua agência?

Ao aplicar a metodologia na agência, você estará muito mais do que ganhando autoridade em termos de gestão. Pois esse processo, quando bem executado, viabiliza o conhecimento que você e seu time possuem do negócio, garantindo que um plano de ação seja realizado com base no atual cenário da organização. Além disso, o acompanhamento personalizado em cada etapa dos encontros garante um maior alinhamento nos processos.

A ideia é entender a realidade da agência para que uma série de elementos fundamentais sejam otimizados. Desde o workflow, modelos de jobs, definição da persona. A partir do OKR (objective and key results), nosso time de Sucesso do Cliente acompanha a evolução da agência de perto, sempre com o foco em resultados.

E por falar em resultados, a Metodologia é composta por um detalhe muito importante: trata-se do marco do sucesso. É ele o responsável por fazer uma análise dos principais indicadores e resultados que a agência conquistou ao longo da implantação. Ao final do processo, sua agência estará pronta para aproveitar ao máximo o que o software tem a oferecer, reduzindo riscos e custos e potencializando a lucratividade.

Como funciona a metodologia?

Se a metodologia tem como objetivo caminhar lado a lado com a agência para o alcance de resultados satisfatórios, nada mais justo que esse processo seja composto por etapas bem definidas, capazes de guiar a empresa rumo ao sucesso. Nesse sentido, temos 5 etapas divididas entre os pilares Organização, Gestão e Otimização:

Próximo slide

Acompanhamento

Tão importante quanto colocar as ações em prática é entender se elas estão gerando os resultados esperados. E é na etapa de acompanhamento que a agência consegue descobrir isso. Por meio dela, é feita uma análise de clientes que dão lucro ou prejuízo, comparativos dos resultados do trimestre e demais indicadores financeiros. Também é possível entender se ainda existe gargalos no processo, saber o real investimento dos clientes e qual a previsibilidade de crescimento para o negócio.

Organizando a casa

Na primeira etapa da metodologia, nosso time de Sucesso do Cliente conseguirá reunir todo o conhecimento acerca das competências da agência. Isso acontece a partir de uma descrição detalhada dos serviços que ela oferece. A tarefa de organizar a casa refere-se, justamente, a um maior controle dos jobs e de responsabilidades por parte da equipe, trata-se do momento de alinhamento entre agência e sistema. Nesta fase, a agência se irá se concentrar na efetivação dos cadastros de clientes, fornecedores e colaboradores.

Estruturando o negócio

Ao concluir a primeira etapa, a agência está pronta para começar a estruturar o negócio a partir de uma definição eficaz dos seus processos. Nesta etapa, o principal objetivo é desenhar de forma clara os modelos de trabalho na agência a partir da customização do workflow, garantindo maior previsibilidade nas entregas. A ideia é que a agência tenha pleno entendimento de sua saúde financeira e saiba quais ações devem ser colocadas em prática a fim de potencializar os seus resultados.

Escalando

Com todos os modelos de trabalho desenhados, a agência já consegue pensar em ações mais profundas. Antes, é essencial efetuar o fechamento de todos os processos e se certificar que eles estão rodando corretamente. Feito isso, o próximo passo é a mensuração da performance da equipe e do uso efetivo do timesheet. Também entram nesta etapa o controle de fluxo de caixa, a administração do centro de custo da agência, a gestão dos contratos e a estimativa de jobs.

Data Driven

Por fim, chegamos na última etapa. Aquela que será responsável por avaliar se todos os processos estão sendo bem executados e se os prazos estão sendo cumpridos. Ela também será responsável por avaliar a quantidade de refações e seus impactos, tanto as que partem da própria agência, quanto as demandadas pelos clientes. Assim como as refações, é nesta etapa que a margem de cada job e cliente será avaliada, bem como os resultados financeiros alcançados até então.

Acompanhamento

Organizando a casa

Próximo slide

Por que usar um software de gestão integrado é essencial para ter sucesso na a metodologia?

Ficou claro que a Metodologia OGO é um método imprescindível para organizar todos os processos e solucionar possíveis gargalos em termos de gestão. Mas, para que a agência permaneça organizada e com todos os processos rodando, uma ferramenta de gestão é necessária para dar apoio a todos os departamentos: da gestão de projetos ao financeiro.

Um software de gestão permite não só o controle de tudo o que está sendo produzido na agência, mas fornece uma maior integração com seus clientes, sem a necessidade de utilizar outros aplicativos para aprovar ou solicitar novas demandas.

A ferramenta também possibilita construir, de forma personalizada, fluxos de trabalho que atendam ao grande número de demandas que chegam diariamente, otimizando o trabalho da equipe. Com os dashboards, o controle de pautas é assegurado e todas as informações são centralizadas em um único lugar.

Tudo isso pode ser acompanhado através de relatórios robustos, com dados sobre produtividade, indicadores financeiros e uma série de informações relevantes para a mensuração de resultados.

Está pronto para potencializar os resultados da sua agência? Faça um teste agora mesmo!

iClips - Software para Gestão de Agência de Comunicação

Metodologia OGO para gestão de agências

Afinal, o que é a Metodologia OGO?

Níveis da maturidade de gestão

Comece agora uma nova era de resultados e experiências incríveis

Por que você precisa aplicar essa metodologia na sua agência?

Como funciona a metodologia?

Acompanhamento

Organizando a casa

Estruturando o negócio

Escalando

Data Driven

Acompanhamento

Organizando a casa

Por que usar um software de gestão integrado é essencial para ter sucesso na a metodologia?

Comece agora uma nova era de resultados e experiências incríveis para sua agência