Metodologia
Tão importante quanto desenvolver funcionalidades que tornem a rotina de trabalho das agências de comunicação mais organizada e funcional, é pensar em soluções que de fato gerem resultados para o negócio. Depois de atender mais de 900 agências por todo o Brasil, demos um passo à frente para otimizar ainda mais os seus processos. Trata-se da Metodologia OGO, processo pautado em três pilares:
Organização, Gestão, Otimização
Nosso principal objetivo é mapear padrões recorrentes de gestão das agências e entender em que nível de maturidade elas se encontram. Além de estabelecer um caminho claro para otimizar os seus processos e tornar o negócio mais competitivo e lucrativo, o recurso tem se mostrado valioso para lidar de forma eficaz com os desafios diários.
Na prática, a Metodologia segue um caminho lógico, no qual avaliamos o grau de maturidade em gestão da empresa para, só assim, direcioná-la para o método de consultoria mais adequado. Um exemplo, nesse caso, é que a agência tenha todos os dados relacionados aos colaboradores, fornecedores e clientes cadastrados antes de partir para questões mais profundas, como o Business Intelligence.
Na etapa de otimização, iremos aprofundar nos processos da agência com foco em melhoria e ganho de performance. Aqui, os principais pontos são:
Gestão do financeiro de forma estratégia
Identificação de gaps e realização de melhorias no processo
Aumento da produtividade e lucratividade
O segundo pilar da Metodologia refere-se à assimilação dos resultados conquistados após a conclusão da etapa de organização. Nossa equipe irá analisar se os resultados estão acontecendo na prática, consolidando os primeiros relatórios e levando a agência a pensar de forma mais estratégica. Na gestão, os seguintes pontos são considerados:
Mensuração de performance da equipe
Identificação das margens de clientes e projetos
Evitar a perda de deadlines
Administração do centro de custos
Precificação correta
Controle do fluxo de caixa
O pontapé inicial para a etapa de organização é definir, de forma detalhada, todos os processos da agência. Isso permitirá entender as particularidades do negócio, bem como ações claras para o alcance das metas Aqui, os principais objetivos são:
Definição de processos
Redução das refações
Customização do workflow
Formalização de contratos
Previsibilidade de entregas
Controle do financeiro
O pontapé inicial para a etapa de organização é definir, de forma detalhada, todos os processos da agência. Isso permitirá entender as particularidades do negócio, bem como ações claras para o alcance das metas Aqui, os principais objetivos são:
Definição de processos
Redução das refações
Customização do workflow
Formalização de contratos
Previsibilidade de entregas
Controle do financeiro
O segundo pilar da Metodologia refere-se à assimilação dos resultados conquistados após a conclusão da etapa de organização. Nossa equipe irá analisar se os resultados estão acontecendo na prática, consolidando os primeiros relatórios e levando a agência a pensar de forma mais estratégica. Na gestão, os seguintes pontos são considerados:
Mensuração de performance da equipe
Identificação das margens de clientes e projetos
Evitar a perda de deadlines
Administração do centro de custos
Precificação correta
Controle do fluxo de caixa
Na etapa de otimização, iremos aprofundar nos processos da agência com foco em melhoria e ganho de performance. Aqui, os principais pontos são:
Gestão do financeiro de forma estratégia
Identificação de gaps e realização de melhorias no processo
Aumento da produtividade e lucratividade
Processo em desenvolvimento
Processo em desenvolvimento
Agências no primeiro nível da maturidade de gestão possuem processos em desenvolvimento, porém ainda não os documenta. Aqui, os membros do time executam suas tarefas com base em suas experiências, sem contar com modelos de briefing, um fluxo de trabalho bem estruturado ou ferramentas de comunicação com os clientes, sendo recorrente o uso de whatsapp para a aprovação e solicitação de novos jobs.
Por conta da falta de processos bem definidos, ainda há certa dificuldade em visualizar o que está sendo desenvolvido por toda a equipe, impossibilitando entender de fato quais os possíveis gargalos nas entregas. Os atrasos ainda são comuns nesta etapa, gerando cobrança e até insatisfação dos clientes em alguns casos.
Parcialmente documentado
Parcialmente documentado
Parcialmente documentado
O segundo nível compreende as agências que já possuem processos documentados mas ainda enfrentam barreiras para entender se tais processos estão, de fato, sendo executados no dia a dia.
Por não utilizarem um sistema que integre todo o fluxo de trabalho, as agências que estão nesse nível sentem falta de informações mais direcionadas para suprir as necessidades do negócio, o que dificulta em grande escala o pensamento estratégico. Em contrapartida, já existe um controle mais efetivo do fluxo de caixa por meio de planilhas ou sistemas financeiros mais simples.
Gerenciado
Gerenciado
Gerenciado
Se a agência se encontra no nível gerenciado é porque ela já consegue monitorar suas demandas, identificar gargalos, propor melhorias e prever possíveis problemas antes que eles aconteçam.
Aqui, ela já possui previsibilidade em suas entregas e no financeiro. Apesar de gerar alguns relatórios, ainda há certa instabilidade na consolidação dos dados, pois boa parte dessas empresas não utiliza um sistema de gestão para dar suporte às suas necessidades e desafios.
Otimizado
Otimizado
Otimizado
No nível otimizado, espera-se que a agência já tenha certa maturidade de gestão, conte com ferramentas que otimizem os processos estabelecidos anteriormente e os tornem uma realidade na rotina de trabalho de todo o time.
Para agências no nível otimizado, não existe mais a preocupação se os processos estão sendo seguidos, mas sim em pensar em novas oportunidades de melhorias para que resultados ainda melhores sejam conquistados. Para que isso flua de forma eficiente, a integração entre os departamentos por meio de uma mesma ferramenta é fundamental.
Processo em desenvolvimento
Agências no primeiro nível da maturidade de gestão possuem processos em desenvolvimento, porém ainda não os documenta. Aqui, os membros do time executam suas tarefas com base em suas experiências, sem contar com modelos de briefing, um fluxo de trabalho bem estruturado ou ferramentas de comunicação com os clientes, sendo recorrente o uso de whatsapp para a aprovação e solicitação de novos jobs.
Por conta da falta de processos bem definidos, ainda há certa dificuldade em visualizar o que está sendo desenvolvido por toda a equipe, impossibilitando entender de fato quais os possíveis gargalos nas entregas. Os atrasos ainda são comuns nesta etapa, gerando cobrança e até insatisfação dos clientes em alguns casos.
Parcialmente documentado
O segundo nível compreende as agências que já possuem processos documentados mas ainda enfrentam barreiras para entender se tais processos estão, de fato, sendo executados no dia a dia.
Por não utilizarem um sistema que integre todo o fluxo de trabalho, as agências que estão nesse nível sentem falta de informações mais direcionadas para suprir as necessidades do negócio, o que dificulta em grande escala o pensamento estratégico. Em contrapartida, já existe um controle mais efetivo do fluxo de caixa por meio de planilhas ou sistemas financeiros mais simples.
Gerenciado
Se a agência se encontra no nível gerenciado é porque ela já consegue monitorar suas demandas, identificar gargalos, propor melhorias e prever possíveis problemas antes que eles aconteçam.
Aqui, ela já possui previsibilidade em suas entregas e no financeiro. Apesar de gerar alguns relatórios, ainda há certa instabilidade na consolidação dos dados, pois boa parte dessas empresas não utiliza um sistema de gestão para dar suporte às suas necessidades e desafios.
Otimizado
No nível otimizado, espera-se que a agência já tenha certa maturidade de gestão, conte com ferramentas que otimizem os processos estabelecidos anteriormente e os tornem uma realidade na rotina de trabalho de todo o time.
Para agências no nível otimizado, não existe mais a preocupação se os processos estão sendo seguidos, mas sim em pensar em novas oportunidades de melhorias para que resultados ainda melhores sejam conquistados. Para que isso flua de forma eficiente, a integração entre os departamentos por meio de uma mesma ferramenta é fundamental.
Ao aplicar a metodologia na agência, você estará muito mais do que ganhando autoridade em termos de gestão. Pois esse processo, quando bem executado, viabiliza o conhecimento que você e seu time possuem do negócio, garantindo que um plano de ação seja realizado com base no atual cenário da organização. Além disso, o acompanhamento personalizado em cada etapa dos encontros garante um maior alinhamento nos processos.
A ideia é entender a realidade da agência para que uma série de elementos fundamentais sejam otimizados. Desde o workflow, modelos de jobs, definição da persona. A partir do OKR (objective and key results), nosso time de Sucesso do Cliente acompanha a evolução da agência de perto, sempre com o foco em resultados.
E por falar em resultados, a Metodologia é composta por um detalhe muito importante: trata-se do marco do sucesso. É ele o responsável por fazer uma análise dos principais indicadores e resultados que a agência conquistou ao longo da implantação. Ao final do processo, sua agência estará pronta para aproveitar ao máximo o que o software tem a oferecer, reduzindo riscos e custos e potencializando a lucratividade.
Se a metodologia tem como objetivo caminhar lado a lado com a agência para o alcance de resultados satisfatórios, nada mais justo que esse processo seja composto por etapas bem definidas, capazes de guiar a empresa rumo ao sucesso. Nesse sentido, temos 5 etapas divididas entre os pilares Organização, Gestão e Otimização:
Ficou claro que a Metodologia OGO é um método imprescindível para organizar todos os processos e solucionar possíveis gargalos em termos de gestão. Mas, para que a agência permaneça organizada e com todos os processos rodando, uma ferramenta de gestão é necessária para dar apoio a todos os departamentos: da gestão de projetos ao financeiro.
Um software de gestão permite não só o controle de tudo o que está sendo produzido na agência, mas fornece uma maior integração com seus clientes, sem a necessidade de utilizar outros aplicativos para aprovar ou solicitar novas demandas.
A ferramenta também possibilita construir, de forma personalizada, fluxos de trabalho que atendam ao grande número de demandas que chegam diariamente, otimizando o trabalho da equipe. Com os dashboards, o controle de pautas é assegurado e todas as informações são centralizadas em um único lugar.
Tudo isso pode ser acompanhado através de relatórios robustos, com dados sobre produtividade, indicadores financeiros e uma série de informações relevantes para a mensuração de resultados.
Está pronto para potencializar os resultados da sua agência? Faça um teste agora mesmo!
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